RECEPCIÓN Y EMISIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

Identificando los actores necesarios para completar el proceso de facturación electrónica, emisor y receptor, se puede decir que el requisito básico del primero consiste en firmar electrónicamente el documento; y el requisito básico del segundo, es verificar la factura y conservarla en su estado original.

Los requisitos básicos son que el emisor firme electrónicamente la factura y que el receptor la verifique y conserve en su estado original

Como ejemplo gráfico para el supuesto anterior, se genera una factura mediante una hoja de Excel (también sirve para documentos pdf, doc, etc.), a continuación se firma electrónicamente y se envía a través del correo electrónico.

Existen ciertos requisitos que se han de cumplir entre ambas partes.

Requisitos del emisor

• Tener el consentimiento previo del receptor
• Usar la firma electrónica que garantice la autenticidad e integridad de los documentos
• Almacenamiento de los datos de la factura. Además las facturas, o datos, deben contener elementos que faciliten la búsqueda, visualización e impresión para posibles inspecciones.

Requisitos del Receptor

• Contar con el software para validar la firma electrónica del emisor
• Almacenar las facturas digitalmente (factura y firma). Al igual que ocurre con el emisor, éstas deben contener elementos que faciliten la búsqueda, visualización e impresión para posibles inspecciones.

En función de los requisitos, las facturas pueden crearse empleando diversos formatos que básicamente contienen los mismos datos. La diferencia radica en el tratamiento que reciben por parte de las aplicaciones que pueden automatizar el proceso de facturación.

Cómo se conservan (electronicamente / Papel)

Una de las exigencias tributarias es la conservación de las facturas durante un periodo de tiempo determinado por si fuera necesaria una revisión o inspección. En este aspecto existen dos opciones para mantener un repositorio de los documentos.

De papel a formato electrónico

En principio y por la condición que establece que las facturas deben estar en su formato original en el que han sido emitidas para su revisión, de manera legal se prevé su conservación electrónica. Para ello se ha acuñado el concepto de "Certificación Digitalizada" que contempla la digitalización de documentos siguiendo unos estándares impuestos por la normativa EHA 962/2007. A través de una entidad certificada, es posible guardar las copias electrónicas de los documentos en papel y destruir éstos últimos.

De formato electrónico a papel

Para almacenar las facturas electrónicas en formato papel, es posible usar un código de barras (referencia de la factura electrónica) aunque existen mecanismos más optimizados. Existen aplicaciones que son capaces de gestionar repositorios de facturas junto con la verificación de la firma. Consta de un proceso que genera un código único asociado a cada factura que permite la visualización o el acceso al documento en el repositorio. Un ejemplo gráfico puede ser la generación de un código para la visualización a través de una aplicación web en Internet.