Sin duda, uno de los procesos más importantes dentro de una empresa, es la emisión y recepción de facturas. No sólo para mantener un control sobre las ventas y adquisiciones que se realizan en el negocio, sino también para cumplir con las obligaciones tributarias de la empresa.

El modo de operar de numerosas empresas se basa en la emisión y recepción convencional de facturas en formato papel, con el consecuente gasto de recursos para realizar las distintas operaciones que, en muchos casos, aún se realizan de modo manual. La factura electrónica optimiza y agiliza el proceso entre comprador y vendedor.

La factura electrónica tiene exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel

La factura electrónica (o eFactura), se puede decir que es la evolución de la factura en papel y que a diferencia de ésta, se usan soportes electrónicos para su almacenamiento y en lugar de soportes físicos. Además para su transmisión, se emplean medios electrónicos (o telemáticos) como el correo electrónico. Éstas facturas también deben estar firmadas digitalmente por un certificado de seguridad.

Una definición posible para la factura electrónica sería: “documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel conservando el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad añadidas (autenticidad, integridad y un gran nivel de trazabilidad) que no posee el documento en papel”.

Además, la factura electrónica proporciona multitud de beneficios frente su análoga en papel descritas en el sección “Ventajas de la factura electrónica”.

Para conocer cómo operar y el funcionamiento en profundidad de la factura electrónica visite la sección “Funcionamiento y requisitos”.

Normativa

Es importante conocer, que al igual que otros procesos mercantiles, la facturación electrónica está regulada en el Reglamento de Facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005. Este reglamento constituye la transposición de la Directiva 2001/115.

La expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares está regulada por la Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre.

Más información

Para ampliar detalles acerca de la factura electrónica, se listan una serie de enlaces con referencias e información interesante acerca de la factura electrónica:

• Manuales Plan Avanza – Factura electrónica
• Ministerio de Economía y Hacienda – Factura-e