Son numerosas las razones para implantar la factura electrónica en la empresa. Éstas van desde el interés puramente económico hasta el ecológico. Sin duda los mayores beneficios serán generados en la comunicación entre las partes interesadas: emisor y receptor.

Influencia en el negocio

Principales ventajas que se derivan del uso electrónico de las facturas.

• Ahorro en recursos humanos: la supresión de tareas relacionadas con la facturación hace que se pueda aplicar el esfuerzo a otras labores.
• Menor coste: derivado tanto de la supresión del soporte (papel) como de la comunicación convencional (correo franqueado, etc.), aprovechando el abaratamiento de las comunicaciones electrónicas y el uso de las Tecnologías de la Información.
• Facilidad de integración con aplicaciones: es posible integrar la factura electrónica en distintos programas informáticos optimizando diversos procesos.
• Procesos administrativos internos más rápidos y eficientes: mediante la automatización de la contabilidad, la tesorería, etc. cuadrando cifras con una menor intervención humana.
• Menor posibilidad de falsificación: cada documento va firmado digitalmente.
• Menor espacio físico para almacenar documentos y agilidad en las búsquedas: los sistemas de búsquedas informáticos agregan eficiencia al proceso.

Como dato significativo cabe mencionar que, diversos estudios realizados, dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, valoran el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) entre el 40% y el 80%.

Cuánto cuesta la factura electrónica

El coste de la implantación de un sistema de facturación electrónica es directamente proporcional al ahorro de tiempo y eficiencia que se desee obtener. Se debe tener en cuenta que cuanto más automatizaciones sea capaz de realizar, se logrará un mayor ahorro a la hora de emitir/recibir facturas.

De cualquier modo, si empleamos medios elementos existentes en la empresa (aplicaciones ofimáticas, escáneres, certificados usados para otras aplicaciones, etc.) y en Internet (aplicaciones para la firma digital de documentos, etc.), puede decirse que el coste de la factura electrónica es virtualmente nulo.

Mayor seguridad

La seguridad es una de las características más significativas que aporta el uso de las facturas electrónicas respecto al formato en papel. El factor más importante para implementarla, es por tratarse de un documento administrativo.

La integridad y autenticidad de las facturas generadas electrónicamente son proporcionadas principalmente por los certificados digitales y la firma electrónica de los documentos.